出張中溜まりがちなmailにどう対応するか…。

出張中はmailが見られず、
1日の仕事が終わり、出張先の人達と食事に行った後、
ホテルでmail checkしてみたら会社のメールサーバが一杯で
大事なメールが削除…、なんてことが起こりました。

更に出張から戻った翌日は
溜まったmailの処理で1日デスクから動けない、なんてこともよくあるのではないでしょうか。

私の会社ではweb mailサービスがありますので、
出先のPCから会社アドレスに届いたmailが確認できます。
が、気分的に会社に戻ってゆっくり返信したい複雑な内容のmailはどうしても
対応が後回しになってしまいがちです。

ということで、出張中溜まりがちなmailへの対応について考えてみました。
①機械的に転送する必要のあるものはメーラーの自動転送機能を使う。
　自分が受信するだけではなく、メンバーに転送しなければならないものについては、
　自動転送設定をしておくことにより、不在中のmailを出張後、まとめて転送するという事態を
　避けることができます。
　まとめて送られる方も迷惑ですので、outlookの自動仕訳ウィザードを使えば
　設定可能です。

②会社PCは立ち上げたままにしておき、サーバにmailのコピーを保存する。
　不在中溜まったmailが削除され、対応されないままに…、なんてことだと
　出張中の仕事に専念できません。
　不在中オフィスのPCとメーラーは立ち上げたままにしておき、
　mailのコピーをサーバに残せば、このリスクを減らせるほか、
　web mailで出先からの閲覧も可能です。

③全ての不在中mailへの対応は難しいと開き直る。
　そもそも出張で不在なのですから、外出先からタイムリーに全ての
　mailに対応できるとは考えないことも大切です。
　全てに即座に対応しようとすると、返信先もそれを期待してしまいます。
　受信したmailに目を通し、緊急のものだけ返信するスタンスで充分です。
　目を通すことだけしておけば、出張後のリカバリーは比較的すんなり出来ます。

別に何のことはない３点のことですが、これらの点を意識して、
出張中のmailの悩みに臨んでいきたいと思います。
では…。

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